Ölçemezsen yönetemezsin
Yöneticiliğe yeni başlayan insanların büyük bir kısmı demokratik tarzda yönetici olma eğilimi gösterirler. Doğru uygulandığında en iyi sonuç veren yönetim tarzlarından bir tanesi olmasına rağmen, ekip içerisinde şeffaf metriklere dayanan bir ölçüm metodolojisi yoksa çok büyük sorunlara yol açabilir. Şahsen ben, takım arkadaşlarımın “BENCE” kelimesini sıklıkla kullanmalarından hiç haz almam. Bence kelimesi subjektiflik içerir, işimiz teknoloji olduğuna göre rakamlarla ve ölçülebilir değerlerde konuşabilmemiz gerekmekte.
Peki nedir bu ölçülebilir değerler;
- Sistemin ayakta kalma süresi
- Sistemin etki tepki süreleri
- Her bir yazılımcının şirketin hedeflerine olan katkıları
- Her bir sürümün kalite skoru
- Bir test uzmanının canlı ortamına çıkmadan önce yakaladığı hatalar
- Bir proje yöneticisinin proje takvimine uyumu
- Sistemin ölçeklenme gereksinimlerine uyumu
Biliyorum… Bu örnekleri yüzlerce, binlerce yapmak mümkün. Peki biz hangi hedefleri seçmeliyiz? Bu doğrultuda sizlere bir düşünce çatısı önermek istiyorum.
İlk olarak, şirketinizin amaçları üzerine kafa yormalısınız. Bu seneyi geçtiğimiz yıldan farklı kılan şey nedir? Tüm şirket için bir “kuzey yıldızı” seçmeniz gerekseydi, sizce hangi hedef bu kuzey yıldızı olurdu? Teknoloji birikiminizi kullanarak bu hedefe giden yolda şirkete nasıl bir katkıda bulunabilirsiniz? Peki bu hedefi nasıl rakamlara dökersiniz? Örneğin, şirketin bu sene ana odağı, web sitesine daha fazla trafik çekmek ise, sitenizin SEO uyumluluğu üzerine çaba sarf ederek arama motorlarından daha kaliteli organik trafik almasını sağlayabilirsiniz. Bu hedefi ölçmek göreceli olarak çok kolaydır. Analytics hesabınızdaki organik trafiğin günlere ve aylara göre artışını önce şirket bazında, sonra takımlara ve bireylere indirgenecek şekilde hazırlamanız yeterli olacaktır.
Ardından, sorumlu olduğunuz operasyonel işlerin bir listesini çıkartabilirsiniz. Operasyonel işler farklı bir yönetim tarzı gerektirir. Her ekipte böyle geçmişte bitmiş gitmiş işlerden süregelen gündelik işler hep vardır. Hesapların temizlenmesi, veritabanlarının yedeğinin alınması, yeni bir reklam formatının hazırlanması, yeni bir kampanyanın devreye alınması gibi. Bu tarz işler, oturmuş kurumsal şirketlerde çoğu zaman işlerin %80–90’larını oluştururken, startup’larda görece daha az olur.
Artık tanımını yaptığımıza göre, bu tarz işleri nasıl ölçmeliyiz? Cevap yine çok net… Operasyonel işler -kurum içi veya dışı- müşterinizin en çok önem verdiği metriğe göre şekillenirse anlamlı olur. Eğer kurumsal bir şirketteyseniz, teknoloji departmanının mutlaka bir kurum içi müşterisi vardır. Bir startup’taysanız bu kişi ürün yöneticisi veya en azından şirket kurucularından birisi olmak zorundadır. Yapmakta olduğunuz operasyonel yük, bu kişilerin gündelik hayatında çok şeyi değiştiriyor olabilir. Örneğin, müşteriniz için bir probleme hızlı cevap dönmeniz öncelikliyse, cevap dönme süresi metriğini ölçmelisiniz. Eğer operasyonel işin oluşması dahi problem oluyorsa (sistemin çökmesi gibi) bu durumda olma sıklığına veya adetine göre uygun bir metrik belirlersiniz.
Son olarak da ekibinizin ve dolayısıyla şirketinizin ileriye gitmesi için gerekli “kazanım hedefleri”nin bir listesini çıkartabilirsiniz. Yeni bir ürün tasarlıyor veya var olan bir süreci yeni baştan ele alıyorsanız bu tarz işler, proje yönetim disiplinleri ile sürdürülmelidir. Proje dediğimizde de çoğu zaman akla hemen waterfall veya Scrum dediğimiz metodlardan bir tanesinin gelmesi doğaldır. Genel kanının aksine, birisi diğerinden daha iyidir diye bir şey söylemek de mümkün değil. İşin tabiatına göre uygun olanda karar kılınır. Ama hangisini seçerseniz seçin, mutlaka kişilerin takıma, takımların da projeye olan katkılarını ölçmek zorundasınız. Pek çok proje ekibinde tabir-i caizse “arazi olan” birileri vardır. Diğer kişilerin başarılarına sırtını dayayan bu kişiler, iş yapıyormuş gibi görünüp, diğer insanlara fazla mesai veya düzeltilmek zorunda kalınan hata olarak geriye dönüyor olabilirler. Daha da kötüsü, bu kişilerden kendisini pazarlamayı çözmüş bir takım şahıslar başkalarının başarısını kendi edinimleriymiş gibi pazarlayabilir ve kendilerine olan nefreti iyice körükleyebilirler. Bu durumlar her aklı başında ekipte kargaşaya yol açacak ve erken müdahale edilmezse projenin gidişatını zora sokacak sorunlardır. Çözüm yine ölçmekten geçiyor. Örneğin Scrum metodolojisi uygulanıyorsa, Sprint başlangıcında her bir göreve bir puan vermek ve bu puanların kimler tarafından tamamlandığının takip edilip raporlanması güzel bir başlangıçtır. Her bir görevi puanlarsanız, kişi bazlı ve takım bazlı hedefler verebilir ve takibini kolaylıkla yapabilirsiniz. Ayrıca burn-down chart kullanımı ve takımın geçtiğimiz haftalara göre performansının takip edilmesi de oldukça yerinde uygulamalardır.
Özetle; şirket hedefleri, operasyonel hedefler ve kazanım hedeflerinin birleşiminden oluşan bir KPI (key performance indicator) listesi sizleri ölçülebilir ve takip edilebilir bir takıma taşıyacaktır. Hedefleri belirlerken çok basit düşünmelisiniz. Kişisel tecrübelerime göre, 5’in üzerinde hedef koyduğunuzda takip etmesi zorlaşacak ve etkisi azalacaktır. Sayıca az, herkesin kafasında net hedefler tüm ekibinizi aynı yönde koşturmak için oldukça etkilidir.
Tüm hedeflerin rakamlar ile ölçülebilir olmasına dikkat etmelisiniz. Örneğin “daha iyi kod yazmak” gibi bir hedef doğru değildir. Bunun yerine canlıya alınan kodlarda yıl sonuna kadar %30 daha az sayıda defect (sorun) çıkması gibi bir hedef konulabilir. Ya da “Python programlama dili öğrenmek” gibi bir hedef de subjektiftir. Bunun yerine, “X adet Python konferansında konuşmacı olmak” hedefi konulabilir.
Bir diğer önemli unsur da rakamların şeffaf, görünür ve bilinir olmalarıdır. Belirli aralıklarla bu rakamları ekibinizdeki kişiler ve takımlar ile paylaşmanız sizin ne kadar iyi bir CTO olduğunuzu göstermesi açısından kritiktir. Başarı veya başarısızlığını kısa zaman aralıkları ile izleyen kişiler, kendilerine çeki düzen verirler. Vermezlerse de zaten çok fazla direnç göstermeden çekip giderler. Şeffaf olmanın ben bu güne kadar hiç bir yan etkisini görmedim ama olur ya şirket politikanız herkesin rakamlarını tüm şirket ile paylaşmanıza izin vermiyorsa, en azından kişilerin bizzat kendileriyle veya takım hedeflerini ilgili takım ile paylaşabilirsiniz.
Unutmayın; başarılı bir ekipte, koymuş olduğunuz hedefler tüm ekibiniz tarafından bilinir ve hangi rakama ulaştıklarında başarılı olacaklarını, ne yaparsa bu rakama ulaşacaklarını anında sayabilirler.